Содержание
Бухгалтер давно не прив’язаний до офісного столу. Звіти, первинні документи й звірки можна вести з дому, а бухгалтери на аутсорсингу обслуговують клієнтів з різних міст. Щоб віддалена робота не перетворилася на нескінченні дзвінки в офіс «перешліть флешку з ключем», потрібні чотири речі.
1. Підпис, який не треба носити в кишені
Хмарний кваліфікований електронний підпис зберігається на захищеному сервері надавача. Кожне підписання підтверджується зі смартфона. Не потрібно возити флешку чи токен між офісом і домом, а ключ не загубиться разом із ноутбуком.
2. Доступ до програм з будь-якого місця
Є два підходи:
- Веб-сервіси. Працюють у браузері, дані зберігаються на серверах постачальника. Нічого не треба встановлювати чи оновлювати.
- Мережева версія десктопної програми на сервері компанії або в хмарі. Підходить тим, хто вже має велику базу в звичній програмі. Доступ дають через захищене підключення.
У обох випадках кожен користувач має власний вхід і окремі права: хто лише переглядає, а хто створює й підписує.
3. Електронні документи замість папки на столі
Якщо первинні документи досі паперові, віддалена робота залишається напівфікцією. Переведіть обмін рахунками, актами й накладними в електронний формат. Тоді документи приходять одразу в програму, де бухгалтер їх бачить і підписує, де б він не був.
4. Безпека домашнього робочого місця
- Окремий обліковий запис Windows для роботи. Діти та гості не користуються робочим ноутбуком.
- Ліцензійний антивірус і ввімкнені оновлення системи.
- Пароль на домашній Wi-Fi, відмінний від заводського.
- Резервне живлення або заряджена павербанка для роутера на випадок відключень.
5. Банк, зарплата та каса на відстані
Клієнт-банк давно працює в браузері та мобільному застосунку. Для віддаленої роботи важливо налаштувати ролі: бухгалтер готує платіжки, а керівник підписує їх зі свого телефона. Так гроші не виходять з рахунку без другого підтвердження, де би він не був.
Зарплатний модуль облікової програми зберігає персональні дані працівників, тож доступ до нього надавайте лише тим, хто нараховує зарплату. Якщо бізнес має програмну касу, веб-кабінет ПРРО дозволяє бачити продажі та Z-звіти за день без поїздки в магазин. Бухгалтер звіряє їх із банківською випискою з дому.
Найчастіша проблема віддаленої бухгалтерії — документи та доступи, розкидані по особистих поштах і месенджерах. Зберіть усе в робочих сервісах компанії: тоді заміна чи відпустка бухгалтера не зупинять роботу.
Як організувати командну роботу
Коли кілька людей працюють з однією базою з різних місць, домовтеся про прості правила. Хто відповідає за які звіти, до якого числа мають бути внесені первинні документи, де фіксуються питання. Вбудований податковий календар у програмі допомагає всім бачити однакові дедлайни.
Скільки це коштує
Хмарний підпис, веб-сервіс для звітності й електронний документообіг зазвичай коштують менше, ніж одна поїздка в офіс на тиждень. Зразу майже всі постачальники пропонують тарифи для ФОП і малого бізнесу.
Щоб підібрати набір інструментів під вашу команду та налаштувати доступи, можна звернутися до сервісної компанії, яка працює з такими рішеннями щодня. Перелік програм і послуг для віддаленої бухгалтерії є, наприклад, на stcentr.com.ua.